English Arabic Persian
 
  • شورای پذیرش وبررسی پیشنهادها

مقدمه

در سال­های اخیر تحولات چشمگیری در نظریه­ها و عملکلرد مدیریت در جهان پدید آمده، اندیشه­های تازه­ای برای هدایت و کارگردانی کارآمدتر فعالیت­های سازمانی مطرح شده است مدیریت مشارکتی یکی از اندیشه­های تازه است که در نظام­های بزرگ صنعتی و بازرگانی به کار گرفته شده و با پی­آمدهای مطلوب و دلپذیر معنوی و مادی همراه بوده است.

مدیریت مشارکتی عبارتست از به وجود آوردن فضا و نظامی توسط مدیریت که تمام کارکنان و مشتریان یک سازمان به طور داوطلبانه در روند تصمیم­سازی، تصمیم­گیری و حل مسائل و مشکلات سازمان با مدیریت همکاری و مشارکت نمایند.

یکی از ساز و کارهای نیرومند این فراگرد نظام پذیرش و بررسی پیشنهاد (Sugestion system) ­­­است که بعد از جنگ جهانی دوم در دنیا متداول گردیده و دهها کشور پیشرفته جهان در حال حاضر از آن بهره می­جویند.

این نظام شرایط و امکاناتی را در سازمان به وجود می­آورد که همه کارکنان، مشتریان و ... نظرات، ایده­ها و پیشنهادهای خود را در زمینه حل مشکلات و نارسایی­ها و ایجاد بهبود مستمر در فعالیت­های سازمان به مدیریت ارائه می­دهد و مدیریت پس از بررسی، مواردی که قابل اجرا تشخیص می­دهد به اجرا می­گذارد و برای دوام ارائه پیشنهاد پاداش مناسبی به پیشنهاد دهنده به عنوان حق ارائه پیشنهاد (سهم مشارکت) از طرف مدیریت داده می­شود.

بر همین اساس و با توجه به دستورالعمل شماره 552/72/1115/7 مورخ 4/3/83 معاونت محترم طرح و برنامه­ریزی و تحول اداری وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی شورای پذیرش و بررسی پیشنهادهای اداره کل فرهنگ و ارشاد اسلامی مرکزی در مورخ 30/3/84 تشکیل و کار خود را آغاز نمود که شیوه­نامه اجرایی آن مجدداً براساس پیشنهاد ارائه شده موضوع نامه شماره 13478/72 مورخ 25/10/86 معاون محترم برنامه­ریزی و توسعه وزارت متبوع بازنگری و تدوین، گردید و در سی و ششمین جلسه کمیسیون تحول اداری مورخ 12/4/87 به تصویب اعضای کمیسیون رسید.

 الف- شرایط ارایه پیشنهادها

1-    کلیه کارکنان اداره کل، می­توانند پیشنهادهای خود را با توجه به ضوابط ذکر شده در آیین­نامه به صورت فردی یا گروهی ارایه دهند.

تبصره: سایر افرادی که به نحوی با اداره کل ارتباط دارند از قبیل مراجعین، محققین، متقاضیان، مراکز فرهنگی و هنری نیز می­توانند پیشنهادهای خود را در چارچوب آیین­نامه ارایه کنند.

2-    پیشنهادها می­تواند در مورد کار شخص یا گروه پیشنهاد دهنده و یا مربوط به بخش­ها و سایر قسمت­های اداره کل باشد.

3-    چنانچه پیشنهاد در رابطه مستقیم با کار اداره کل نبوده، اما به صورت غیر مستقیم و محسوس روی نتیجه کار اثر داشته باشد این پیشنهاد قابل بررسی است.

4-    چنانچه پیشنهادی تکمیل کننده پیشنهادهای ارایه شده قبلی باشد، به عنوان پیشنهاد جدید پذیرفته و مورد بررسی قرار می­گیرد.

5-    پیشنهادها باید در فرم­های مخصوص و از طریقی که در آیین­نامه پیش­بینی شده، ارایه شود.

 ب- پیشنهادهای غیر قابل قبول

1- پیشنهادهای تکراری که محتوای آن قبلاً ارایه شده است.

2- پیشنهادهایی که انجام آن جزء شرح وظایف پیشنهاده دهنده است.

3- پیشنهادهایی که محتوای آن قبلاً در دستور کار دبیرخانه نظام قرار گرفته است.

4- پیشنهادهایی که صرفاً بیان اشکال و یا در حد درخواست انجام کار باشد.

5- پیشنهادهای مبهم و کلی که فاقد جنبه عملیاتی است.

6- پیشنهادهای فاقد ارائه راهکار عملی و کاربردی.

7- اقتباس مستقیم از پیشنهاد دیگران.

 ج- محورها و زمینه­های پیشنهادی

1- بهبود و اصلاح ساختار و نظام اجرایی.

2- بهبود روش­های اداری جهت تسریع جریان امور و صرفه­جویی در وقت و هزینه­ها.

3- پیشنهادها مربوط به بهبود نظام اطلاعات مدیریت و آمار.

4- اصلاح قوانین، دستورالعمل­ها، بخشنامه­ها و آیین­نامه­ها.

5- بهینه کردن سیستم­های تصمیم­گیری، ارزیابی و نظارت، هماهنگی و برنامه­ریزی.

6- استفاده از ظرفیت­های بخش غیر دولتی در رابطه با انجام تکالیف و وظایف محوله.

7- اصلاح نظام حقوق، دستمزد و مسایل رفاهی کارکنان جهت کارآیی بیشتر.

8- کاهش هزینه­های فعالیت­­ها و عملیات.

9- بهبود کیفیت و بهره­وری خدمات.

10- بهبود آموزش و توسعه نیروی انسانی.

11- افزایش انگیزه کاری کارکنان.

12- افزایش رضایت مراجعین.

 د- تعاریف شاخص­های ارزیابی

1- صرفه اقتصادی: در صورتی که اجرای پیشنهاد موجب کاهش هزینه­ها یا افزایش سود حاصل از ارائه خدمات شود تا سقف 10 امتیاز به آن تعلق می­گیرد.

2- پیشنهاد گروهی: در صورتی که پیشنهاد گروهی ارائه شود به ازای هر نفر 25% امتیاز اضافه می­شود و حداکثر 5 نفر را پوشش می­دهد که به آن امتیاز 2 تعلق می­گیرد.

3- کاهش مراحل انجام کار: اگر اجرای پیشنهاد موجب کاهش مراحل انجام خدمات شود تا سقف 5/1 امتیاز به آن تعلق می­گیرد.

4- افزایش خدمات انجام شده طی زمان خاص: اگر اجرای پیشنهاد موجب افزایش تعداد خدمات در یک دوره زمانی مشخص شود تا سقف 5/1 امتیاز به آن تعلق می­گیرد.

5- سطح تاثیرگذاری: هرچه گستره اجرای پیشنهاد وسیع­تر باشد، امتیاز بیشتری حداکثر 15 امتیاز به آن تعلق می­گیرد.

6- عوامل خاص: عوامل خاص که به تشخیص کمیسیون تحول اداری در نظر گرفته می­شود، حداکثر امتیاز این عوامل 3 امتیاز است.

         «پیوست شماره (1)»

« چگونگی تکمیل برگ ارائه پیشنهاد »

 

ردیف مشخصات پیشنهاد دهنده/دهندگان

در این ردیف فرد پیشنهاد دهنده یا مسئول گروه پیشنهاد دهندگان نام و نام خانوادگی و میزان تحصیلات و رشته تحصیلی، سابقه کاری، سمت سازمانی و واحد اداری خود را تکمیل می­نماید.

 ردیف عنوان پیشنهاد

در این ردیف فرد پیشنهاد دهنده در یک خط عنوان پیشنهاد خود را قید می­نماید.

ردیف شرح وضعیت موجود و محدودیت­های آن

در این ردیف فرد پیشنهاد دهنده در موضوع پیشنهادی خود وضعیت فعلی را به طور شفاف و کامل ترسیم می­نماید تا فرد پیشنهاد دهنده و فرد خواننده با خواندن این قسمت از مشکل مطرح شده دارای تلقی و برداشت یکسان باشند و مشکل را مشابه هم حس نمایند. در این ردیف پیشنهاد دهنده مشکل و مسئله را به طور شفاف و کامل ترسیم می­کند تا ضرورت ایجاد تغییر و ارائه پیشنهاد کاملاً برای ارزیابی مشخص شود.

 ردیف پیش نیازها و امکانات لازم برای اجرای پیشنهاد

در این ردیف فرد پیشنهاد دهنده امکانات مالی، تجهیزاتی، نیروی انسانی، بودجه و مطالعاتی و ... که از ضروریات اجرای پیشنهاد می­باشد را بیان می­کند.

 ردیف فوائد و نتایج حاصل از اجرای پیشنهاد با توجه به شاخص­های ارزیابی

در این ردیف پیشنهاد دهنده فوائد و نتایج اصل از اجرای پیشنهاد خود را با شاخص­های زیر بیان می­کند. تعاریف هر کدام از شاخص­ها به شرح زیر است:

1- صرفه اقتصادی به مفهوم این که پیشنهاد موجب کاهش هزینه­ها یا افزایش سود حاصل از ارائه خدمات شود.

2- پیشنهاد گروهی به مفهوم این که پیشنهاد گروهی ارائه شود.

3- کاهش مراحل انجام کار به مفهوم این که اجرای پیشنهاد موجب کاهش مراحل انجام خدمات شود.

4- افزایش خدمات انجام شده طی زمان خاص به مفهوم این که اجرای پیشنهاد موجب افزایش تعداد خدمات در یک دوره زمانی مشخص شود.

5- سطح تاثیرگذاری به مفهوم گستردگی تاثیر پیشنهاد در انجام امور دستگاه می­باشد.

6- عوامل خاص: عوامل خاص غیر از عوامل بالاست که به تشخیص کمیسیون تحول اداری در نظر گرفته شود.

 تذکر:

موارد فوق با ذکر توسط پیشنهاد دهنده در مربع مربوطه علامت زده می­شود.

 ردیف سایر اطلاعات مورد لزوم:

در این ردیف تاریخ ارائه پیشنهاد، نوع ارائه پیشنهاد آدرس کامل و تلفن ارتباط و امضا، پیشنهاد دهنده تکمیل می­شود.

 تبصره:

فرم­ها بایستی با خودکار مشکی یا آبی و به طور خوانا تکمیل شود.